Exemple : un club de randonnée
Un exemple fictif : Denis préside un club de randonnée et décrit ses besoins. Voici l’outil sur mesure que je lui proposerais, et ce que le club y gagnerait.
La demande
Je préside un club de randonnée d’environ quatre-vingts adhérents. Aujourd’hui, tout tient dans un tableur et un groupe WhatsApp, et chaque rentrée, je passe mes soirées à relancer les cotisations.
J’aimerais que l’adhésion et la cotisation se fassent en ligne, avec un reçu pour chacun. Les retardataires devraient être relancés sans que j’aie à m’en occuper.
Nous proposons des sorties chaque semaine, avec un nombre de places limité. Je voudrais que les adhérents s’y inscrivent eux-mêmes, avec une liste d’attente quand c’est complet, et que l’animateur de la sortie ait la liste des inscrits.
J’aimerais aussi joindre à chaque sortie ses documents (la trace, un PDF, des explications), prévenir directement les inscrits quand une sortie est annulée, et faciliter le covoiturage. Après chaque randonnée, les participants pourraient partager quelques photos.
Il nous faudrait un calendrier du club, avec les sorties, l’assemblée générale et nos autres événements, que chacun puisse suivre facilement.
Le bureau compte trois personnes. Le trésorier doit suivre les cotisations, et le secrétaire publier les comptes rendus d’assemblée générale, que seuls les adhérents doivent pouvoir lire.
Enfin, je ne veux pas repartir de zéro : notre tableur contient l’historique des adhérents depuis des années.
Ma réponse
Tout le monde aurait un compte dans votre outil, créé de la même façon. En tant qu’administrateur, vous attribueriez ensuite les rôles dans votre interface : vos adhérents garderaient un compte adhérent, et vous donneriez les rôles « animateur », « trésorier » et « secrétaire » à ceux qui les tiennent.
Votre tableur ne serait pas perdu : ses données seraient reprises dans l’outil, avec l’historique de chaque adhérent.
Chacun adhérerait ou renouvellerait son adhésion en ligne, et paierait sa cotisation par carte. Il recevrait son reçu par mail, et l’outil relancerait de lui-même ceux qui ne sont pas à jour. Avec son rôle « trésorier », votre trésorier verrait à tout moment qui a payé, et combien.
Avec leur rôle « animateur », vos animateurs créeraient leurs sorties avec leur date, leur lieu, leur niveau et leur nombre de places. Seuls les adhérents à jour de cotisation pourraient s’y inscrire. Quand une sortie serait complète, les suivants passeraient en liste d’attente : à chaque désistement, le premier de la liste serait inscrit et prévenu. L’animateur verrait la liste des inscrits, et pourrait joindre à la sortie ses documents : la trace, un PDF, des explications. Si la sortie était annulée, tous les inscrits seraient prévenus directement.
Pour le covoiturage, les conducteurs indiqueraient leur lieu de départ et le nombre de places libres. Les autres participants pourraient alors leur envoyer une demande, que le conducteur accepterait ou non.
Votre groupe WhatsApp céderait la place à une messagerie intégrée à votre outil : un fil pour tout le club, et un fil par sortie, ouvert à ses seuls inscrits.
Après la randonnée, chaque participant pourrait partager quelques photos de la sortie, visibles par les adhérents du club.
Sorties, assemblée générale et autres événements formeraient le calendrier du club. Il serait publié en lecture seule : chacun pourrait l’ajouter à l’app calendrier de son téléphone, et le voir se mettre à jour de lui-même.
Avec son rôle « secrétaire », votre secrétaire déposerait les comptes rendus d’assemblée générale et les statuts. Seuls les adhérents pourraient les lire.
Ce que l’outil vous fait gagner
Du temps. Les inscriptions, les paiements, les reçus, les relances et la liste d’attente se feraient sans vous.
Un bureau qui peut changer. Le jour où le bureau change, il suffirait de réattribuer les rôles : rien ne vivrait dans le tableur ou la boîte mail de l’un d’entre vous.
Des données protégées. Les règles d’accès seraient tenues par la valise numérique elle-même. Même si une interface était mal construite, seul le trésorier pourrait techniquement voir les paiements, et personne en dehors du club ne pourrait lire vos comptes rendus ni voir les photos de vos sorties.
Vos données, votre archive. Les données du club lui appartiendraient, sans dépendre d’un tableur partagé ni de WhatsApp. Pour vos comptes et votre assemblée générale, vous disposeriez d’une archive propre des adhésions et des paiements.
Tout au même endroit. Adhérents, cotisations, sorties, inscriptions, covoiturages, messages, photos et documents seraient réunis dans votre valise, et facilement exploitables, par exemple pour afficher les sorties sur votre site.